12.05.2015 | Kategoria: Yleinen

Sopimuksia tehdään kaiken aikaa kaikkien toimesta, aivan arkisimmista maitopurkkiostoksista megalomaanisiin loistoristeilijöiden tilauksiin. Suullisilla sopimuksilla pärjää useimmissa arkisissa tilanteissa, mutta missä menee raja, jonka jälkeen sopimus kannattaisi tehdä kirjallisesti?

Harha suullisen sopimuksen pitävyydestä

Vain harva sopimus vaatii kirjallista muotoa ollakseen pätevä tai kääntäen ajateltuna, suullinen kahden kesken päätetty sopimus on useimmiten yhtä sitova kuin kirjallinenkin. Ongelma suullisessa sopimuksessa on vain se, että kuka muistaa tai varsinkaan pystyy todentamaan myöhemmin onko ja mitä tarkalleen ottaen on sovittu. Sanakirja tuntee ilmaisun herrasmiessopimus, joka tarkoittaa osapuolten luottamukseen perustuvaa suullista sopimusta. Osuvasti herrasmiessopimuksen sitovuutta kuvaa kuitenkin sanonta, jonka mukaan

”Herrasmiessopimus on kahden henkilön – joista kumpikaan ei ole herrasmies – välinen sopimus, joka ei ole sitova sopimus, mutta johon kumpikin odottaa toisen olevan sidottu molempien katsoessa, ettei itse ole tähän velvollinen.”

Tämä tiivistää hyvin suullisen sopimuksen ongelman, käsitys sen sitovuudesta on usein hyvin yksipuolinen.

 

On sen verran pienestä asiasta kyse

Pienet arkipäivän asiat hoituvat hyvin ilman kirjallista sopimusta, kuitti kirjanpitäjää varten usein riittää vaikkapa pienistä kertaostoksista (myönnetään, sekin tuntuu joskus turhalta byrokratialta). Asian, eli sopimusintressin pienuuteen, kuten sopimuskohteen hintaan ei kannata tuudittautua. Joskus euromäärältään pieni sopimus voi aiheuttaa isot vahingot ja vastuut. Pohdi siis rahallisen arvon lisäksi myös sopimuksen muita vaikutuksia. Nyrkkisääntönä voisi ajatella vähintään, että ainakin pidempikestoiset sopimukset kannattaisi tehdä kirjallisesti. Voit myös määritellä jonkin oman bisneksesi kannalta relevantin euromääräisen rajan, jonka arvon ylittävät sopimukset tehdään kirjallisesti tai kirjallinen sopimus voi olla perusteltua mikäli olet sopimassa jotain toimintasi kannalta olennaista tai poikkeavaa.

 

Ei ole koskaan ennenkään ollut ongelmia

Ennen kuin sitten on. Suomessa liiketoiminta on pitkään perustunut vissiin puheeseen ja sanaan on voinut luottaa. Varmasti edelleenkin voi, useimmiten, mutta siinä vaiheessa kun ongelmia tulee, voikin olla vaikeaa saada sopimuskumppania (sitä herrasmiestä) vaikkapa korvausvastuuseen ilman kirjallista sopimusta. Kirjallinen sopimus myös vähentää kiistaa, siis tietoisuus siitä että on olemassa kirjallinen sopimus sitouttaa tehokkaammin. Eikä sopimusta tarvitse välttämättä koskaan kaivaa esiin – riittää kun sopimuskumppanit tietävät sen olevan olemassa. Asioita on niin paljon helpompi laittaa paperille siinä vaiheessa, kun ollaan sovussa samalla puolella pöytää.

 

Onhan minulla ne sähköpostit tallessa

Sähköpostivaihdolla tehty sopimus on nykypäivän vissiä puhetta ja kyllähän sähköpostit osittain näyttökysymystä ratkaisevatkin. Pykäliäkin jo löytyy sopimusten sähköiseen solmimiseen. Kunhan se sähköpostiketju päätyisikin sitten selkeään yhteenvetoon sopimuksen sisällöstä ja molempien sähköpostivahvistukseen sen sijaan, että aiheesta käydään pitkä sähköpostikeskustelu, joka ei selkeästi pääty mihinkään. Oli sopimuksen muoto suullinen, paperinen tai sähköinen, olennaista on se että osapuolet ovat todistettavasti yhtä mieltä siitä mitä on sovittu.

Sähköpostin käyttöön liittyy lisäksi haaste sähköpostin tietoturvallisuudesta; miten voidaan turvata sisällön muuttumattomuus sekä miten voidaan varmistua, että sähköpostin lähettäjä on todella se henkilö joka sanoo olevansa, jolla on valtuudet solmia sopimuksia edustamansa yrityksen puolesta. Näissä asioissa kehitys onneksi kehittyy koko ajan.

 

Joskus kirjallista muotoa ei voi välttää

Joidenkin sopimusten solmimisessa kirjallista muotoa ei voi välttää. Laki voi asettaa sopimuksen pätevyydelle myös muita muotovaatimuksia, kuten sopimusasiakirjan todistamista tai kaupanvahvistajan käyttämistä. Kiinteistökauppaa koskeva sopimus on tyypillinen esimerkki kirjallista muotoa vaativasta sopimuksesta, mutta kuluttajakauppaa tekevän yrittäjän kannattaa huomioida myös kuluttajalainsäädännön vaatimukset tiettyjen sopimusten tai ainakin niihin liittyvien ehtojen laatimisesta kirjallisessa muodossa. Huomioksi kuitenkin, että kun puhutaan kirjallisesta sopimuksesta, ei aina välttämättä tarvita paperia, vaan sähköinen sopimuskin voi kelvata yhtä hyvin, kunhan se on tehty pykälien mukaan.

 

* * *

Miksi siis vaivautua tekemään kirjallinen sopimus? Kaikessa kiireessä olisi niin iso houkutus keskittyä itse asiaan, vaikkapa projektin toteuttamiseen, kun diilin ehdoista on suullisesti päästy sopimukseen. Nukut kuitenkin yösi paremmin, jos olette asiakkaasi tai palveluntarjoajasi kanssa laittaneet kirjallisen tai sähköisen puumerkkinne yhteiseen tahdonilmaisuun.